L'administration communautaire regroupe les documents touchant aux différentes assemblées délibératives de la communauté d'habitants, ainsi que les affaires relatives aux cérémonies et aux réceptions.
I. — Assemblées générales des habitants et assemblées de notables
Comprenant quelques pièces relatives à la composition et à la compétence des assemblées, cette partie contient surtout des procès-verbaux d'assemblées de 1458 à 1789, majoritairement sous forme de minutes et de copies isolées.
II. — Organes représentatifs de la communauté
A. Corps de ville
La sous-partie consacrée au corps de ville rassemble les documents relatifs à sa composition, à l'élection des magistrats et à leur installation.
B. Les actes des organes représentatifs de la communauté
Cette sous-partie contient principalement les registres de conclusions du corps de ville du 3 octobre 1569 au 13 septembre 1789. Les décisions prises en séance par le corps de ville portent le nom de conclusions. Si les conclusions représentent la majorité des actes des registres, ceux-ci servent également de registres d'enregistrement pour les procès-verbaux des assemblées générales d'habitants et d'assemblées de notables, de même que pour les pièces de correspondance reçues par la communauté ou pour certains actes intéressant la communauté. La série des registres de délibérations se clôture par un registre des décisions, arrêtés et ordonnances du Comité permanent de la ville d'Auxerre, du 11 août 1789 au 9 février 1790.
On trouvera à la suite des pièces relatives aux procédures de contrôle des actes des communautés, un registre d'enregistrement de la correspondance active et passive du bureau de ville (24 mai 1760-20 juillet 1773), ainsi que des pièces relatives à la gestion des archives de la communauté.
C. Les affaires relatives aux offices d'administration municipale
Les documents se rapportant aux offices du corps de ville ont été, autant que faire se pouvait, rassemblés thématiquement par office, puis décrits dans l'ordre chronologique de leur apparition. On y trouvera les titres de création des offices, les transactions se rapportant au rachat des offices, les actes d'installation, les contentieux, aussi bien que les documents relatifs aux questions de préséances et d'honneurs funèbres conférés par le corps de ville aux titulaires d'offices.
III. — Cérémonies, réceptions et visites
Les événements organisés par la communauté jouent un rôle important dans l'expression de l'identité urbaine ; il exprim ent l'unanimité de la collectivité ainsi que sa puissance.
A. Cérémonies publiques
La partie consacrée aux cérémonies s'ouvre sur un groupe de documents relatif à la tenue des cérémonies dans l'espace public et dans la cathédrale : les règlements traduisent l'état des relations du corps de ville et de la communauté d'habitants avec d'autres corps de la ville (chapitre de Saint-Étienne, officiers du bailliage et siège présidial, élus de l'élection d'Auxerre).
Les célébrations publiques ont été classées en commençant par les cérémonies organisées à l'initiative de la communauté d'habitants (procession de la Quasimodo et cérémonies funèbres en l'honneur d'évêques ou de grands), puis en continuant par les cérémonies célébrées à l'échelle du royaume, qu'il s'agisse d'événements religieux (Jubilé de 1759) ou politiques (cérémonies relatives aux événements du royaume).
Marquant la cohésion de la communauté autour d'un événement fondateur de l'identité de la ville sous l'Ancien Régime, la procession de la Quasimodo se tient depuis avril 1568 « dans les principales rues... avec le Très Saint Sacrement pour satisfaire au vœu solennel fait par la ville et tous les corps et états d'icelle, pour réparation des profanations et outrages faits par les Calvinistes au très auguste sacrement de nos autels et rendre grâces à Dieu de la délivrance de cette ville de l'oppression des ennemis de la religion ».
B. Réception de personnes éminentes
Les entrées sont l'occasion pour la communauté de renouveler les marques de la fidélité de la ville à la personne du roi et à sa famille. Peu de documents ont été conservés au sujet des entrées royales, et ceux-ci sont tardifs : signalons celle de Louis XIII (1631) et celles de Louis XIV (1650, 1658, 1674, 1683), auxquelles on peut associer l'entrée des ducs de Bourgogne et de Berry (1701). Des mentions des entrées royales antérieures peuvent se retrouver par ailleurs dans les registres de conclusions du corps de ville.
Les évêques, les gouverneurs de Bourgogne et les gouverneurs d'Auxerre bénéficient également de cérémonies à l'occasion de leur prise de fonctions. Il en va de même pour certaines personnalités à l'occasion de leur passage à Auxerre.
Signalons enfin, les documents relatifs au passage à Auxerre de personnalités étrangères, qu'il s'agisse de Christine de Suède (1656), de Mikhaïl Vorontsov (1746) ou de deux ambassades de la Sublime Porte (1721 et 1741) .
C. Visites effectuées par le corps de ville
Les visites effectuées à l'initiative du corps de ville ont laissé relativement peu de traces. Elles expriment le respect et la fidélité de la communauté à l'égard de ses évêques et des grands (les Colbert, les Condé), dont l'influence est à même de favoriser les intérêts de la ville.
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1. Christine Lamarre, Petites villes et fait urbain..., op. cit., p. 431.
2. Charles Demay, « Cérémonial du corps municipal d'Auxerre à la fin du XVIIIe siècle », dans Bulletin de la société des sciences historiques et naturelles de l'Yonne, 1890, p. 483-502 [à partir des délibérations du corps de ville].
3. Feudiste 206 n° 4 (24 avril 1729) ; l'institution de la cérémonie fait suite à la reprise de la ville par les catholiques ; voir Jean Lebeuf, Histoire de la prise d'Auxerre par les Huguenots et de la délivrance de la même ville les années 1567 et 1568, Auxerre, J.-B. Troche, [1723]. Sur la procession du bicentenaire, voir Charles Demay, « Un anniversaire bi-séculaire célébré à Auxerre en 1768 », dans Bulletin de la Société des sciences historiques et naturelles de l'Yonne, 1905, p. 133-136.
4. Antoine Guillois, « Relation du passage d'un ambassadeur turc à Auxerre en 1721 », dans Bulletin de la Société des sciences historiques et naturelles de l'Yonne, 1913, p. 349-353.
